Classement des documents – 2ème partie – nouvelle philosophie d’indexation

Après l’organisation de mes documents, j’ai revu ma manière d’indexer les documents dans ma base gramps.

Orientation générale

De manière générale, le sujet général du document est lié à ce qu’il représente :

  • Un acte de mariage sera lié à l’événement du mariage dans ma base
  • Une photo de famille ou un livret de famille sera lié à la famille correspondante

S’ajoutent à celà, des liens à ces même documents vers les informations qu’ils décrivent :

  • Pour un acte de mariage, la mention de la date de naissance de l’époux sera liée à sa date de naissance dans la base, idem pour les professions, l’âge, le domicile…
  • Les signatures seront liées à ceux qui les ont "griffées"

La finalité étant d’avoir pour chaque information un moyen de recoupement : pour une date de naissance, par exemple, on pourra avoir un âge dans un acte et une date exacte dans un autre.

L’indexation des livrets de familles

Chaque livret de famille, comme je l’ai dit précédemment est sous la forme d’un pdf et d’images.

Dans Gramps, j’attache le fichier pdf à la galerie de famille et les images seront liées aux informations qu’elles mentionnent comme je procède pour les actes (voir ci-dessous).

L’indexation des actes.

Toute information, lorsque c’est possible, doit être rattachée à toutes ses références dans les différents actes.

Je vous ai ici montré tous les liens qui peuvent exister entre les données saisies dans la base et un seul acte.

indexation_docuNous avons ici un acte de mariage dans lequel sont mentionnés, la date de l’événement évidemment, les noms des époux bien sûr, des parents, mais aussi des professions, des domiciles, des âges, des dates de décès.

Dans le logiciel Gramps, il est possible de rattacher une information à un média et plus précisément lorsqu’il s’agit d’une image de la recadrer. J’ai donc pour ce simple document :

  • un lien entre le document complet et l’événement concernant le mariage
  • un lien entre la date de naissance de l’époux (idem pour l’épouse) et la partie du document qui la mentionne
  • un lien entre la profession de l’époux à la date du mariage et la partie du document qui la mentionne

Et ainsi de suite pour chaque individu concerné. De plus, pour chaque individus ayant signé, j’ai recadré sur la signature dans le document.

En partant de l’acte ci-dessus, voici 2 captures montrant comment se présente l’indexation dans GRAMPS.

La relation entre l'acte et l'événement "mariage". Le lien est créé dans l'onglet "galerie"

La relation entre l’acte et l’événement "mariage". Le lien est créé dans l’onglet "galerie"

Relation entre l'événement "naissance" de l'époux et sa mention dans l'acte de mariage

Relation entre l’événement "naissance" de l’époux et sa mention dans l’acte de mariage. Le lien se fait dans l’onglet "galerie" de l’événement

Nous verrons dans le prochain épisode, l’indexation des photos et les avantages qu’on peut en tirer dans gramps.

A bientôt !


Fabrice

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