Classement – 1ère partie – les documents

Après être remonté plus ou moins loin dans toutes les branches, après l’euphorie de la cascade de documents, d’actes, de photos, de livrets de familles, c’est le moment du tri :-|

Etat des lieux

Il est vrai que, dans un premier temps, je suis parti sur la base de ce qu’on me disait pour retrouver ensuite des traces sur les archives en ligne comme preuve sur les événements anciens. Les événements récents ne se basaient, principalement, que sur ce que j’avais récolté de manière orale. Arrivé jusqu’en 1690 dans certaines branches, j’avais un peu négligé le récent au profit de la recherche de mes racines.

Le temps où je devais réorganiser mes documents est arrivé. J’ai recueilli 7 livrets de famille, une soixantaine de photos et un peu moins de 300 actes (provenant principalement des archives numériques). Tout était un peu mélangé, il fallait vraiment penser à une organisation pérène avant que le nombre de document devienne ingérable.

Jusque là, j’avais 5 dossiers regroupant tous les documents concernant des ensembles de famille. Généralement, ces dossiers correspondaient aux couples de mes arrières grands parents et ceux de mon épouse. Les actes des ascendants du couple et les actes des descendant issus du couple et possédant le même patronyme.

Chaque fichier était (en général) nommé afin d’avoir le type, et une idée de son contenu. Certains types de document avait un nommage plus complexe :

  • pour les actes: etat_civil_<annee>_<commune>_<type : N, M, MR, D ou S>_<individus concernés>
  • pour les documents type livret de famille ou carnet militaire : livret_famille_<père>, idem pour les carnet militaire sauf avec le préfixe carnet_militaire
  • pour les photos les fichiers sont de la forme photo_<individus ou événement>

Pour ce faire une idée voilà un extrait de mon ancienne organisation, vous pouvez constater que tous les types de documents sont mélangés.


|-- Brudi-host
  carnet_militaire_brudi_joseph_1.jpg
  carnet_militaire_brudi_joseph_2.jpg
  etat_civil_1855_durningen_D_host_josephine.png
  etat_civil_1856_durningen_D_host_georges.png
  etat_civil_1857_littenheim_D_stiegler_laurent.png
  livret_de_famille_host_louis_1_mariage.jpg
  livret_de_famille_host_louis_2_enfants.jpg
  livret_de_famille_wack_andre_1_mariage.jpg
  livret_de_famille_wack_andre_2_deces_naissances.jpg
  livret_de_famille_wack_andre_3_bapteme.jpg
  photo_host_francois_louis_friess_marie.jpg
|-- Wack
  etat_civil_1795_mittelschaffolsheim_M_gilli_jacque_klein_madeleine-1.png
  etat_civil_1892_pfettisheim_D_wack.png
|-- steinmetz-zacher
  etat_civil_1804_oberdorf-spachbach_M_zacher_georges_michel.png
  etat_civil_1805_oberdorf-spachbach_N_zacher_georges_michel.png

 _________

La nouvelle structure

Lorsque j’ai décidé de me pencher sur la question, j’ai d’abord regardé comment avaient procéder les autres. Je me suis notamment inspiré, de manière vraiment très allégée, de la hierarchie de Sophie Boudarel. J’ai repris le classement par type de document mais comme premier tri :

  • les actes sont répartis en 4 dossiers correspondant à leurs types : les actes, les photos, les livrets de familles et les carnets militaires
  • chacun d’eux contient des sous-dossiers correspondant respectivement à :
    • des ensemble de famille: comme c’était le cas précédemment, tous les actes correspondant aux ascendants de mes arrières grands parents et leurs descendants possédant leur patronyme.
    • des "cercles familiaux" ou "foyers", par exemple toutes les photos correspondant à mes grands parents et leurs enfants,
    • chaque livret de famille possède un dossier dans lequel sont stockés les pages au format image et le livret au format pdf. Ce dernier format facilite la consultation, les images faciliteront l’indexation dans la base.
    • enfin, les carnets militaires organisés de la même manière que les livrets de famille.

Voilà un aperçu de la nouvelle organisation :


|-- Actes
  |-- Brudi-Host
   etat_civil_1855_durningen_D_host_josephine.png
   etat_civil_1856_durningen_D_host_georges.png
  |-- Wack-Brudi
   etat_civil_1795_mittelschaffolsheim_M_gilli_jacque_klein_madeleine-1.png
   etat_civil_1892_pfettisheim_D_wack.png
  |-- steinmetz-zacher
   etat_civil_1804_oberdorf-spachbach_M_zacher_georges_michel.png
   etat_civil_1805_oberdorf-spachbach_N_zacher_georges_michel.png
|-- Carnets_militaires
  |-- Carnet_Militaire_Brudi_Joseph
   carnet_militaire_brudi_joseph_1.jpg
   carnet_militaire_brudi_joseph_2.jpg
|-- Livrets_de_famille
  |-- Livret_Famille_Host_Louis
   Livret_Famille_Host_Louis.pdf
   livret_de_famille_host_louis_1_mariage.jpg
   livret_de_famille_host_louis_2_enfants.jpg
|-- Photos
  |-- Photos_Brudi-Host
   photo_brudi_georges_host_celestine.jpg
   photo_brudi_joseph.jpg

Ce nouveau tri rend plus facile les recherches dans les dossiers, les fichiers sont plus facilement localisables.

En revanche, pour le partage avec d’autres personnes est plus compliqué car je n’ai pas clairement découpé les différentes branches. Mais, après réflexion, je n’ai pas trouvé de solution  satisfaisante, j’ai donc opté pour une solution simple.

Dans un prochain article, nous traiterons de ma nouvelle indexation dans la base généalogique Gramps.

A bientôt!

Fabrice

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4 responses to “Classement – 1ère partie – les documents

  • Sébastien

    Bonsoir Fabrice,
    Ton nouveau système de classement ressemble un peu à celui que j’ai mis en place. Je voulais également classer mes documents par branches, mais cela s’est avéré très vite compliqué.
    J’ai opté pour un système hiérarchique de type "archive". Le plus important au final est le document source et son système de classement dans lequel il est indexé. Tous les documents issus d’archives (notamment les photos prises en salle de lecture et les captures d’écran des archives numérisées) sont classés en fonction du cadre de classement du lieu (par exemple AD57/Série E/Sous-Série 3E455/images.jpg). J’ai prévu de faire ce même système pour les archives familiales, avec cadre de classement et indexation. Pour l’instant, c’est dans les cartons!
    A bientôt
    Sébastien

    • fobrice

      Merci pour ton retour! Espérons que nos choix soient pérennes, ce travail de classement est quand même long et fastidieux.
      Concernant le système d’indexation, j’en parle dans le prochain article qui devrait paraître fin de semaine.
      Bonne journée et merci pour tes contributions !

      Fabrice

      • bjc49

        Bonjour

        C’est vrai que l’organisation optimale est difficile a trouver et souvent subjective ce qui convient a l’un ne convient pas l’autre .
        En ce qui me concerne

        J’ai crée un répertoire Généalogie divisé en 2 sous répertoires

        -Médias(pour classer toutes mes actes,documents,photos,….)

        -Recherches(ou j’essaie de tracer toutes mes courriers avec les mairies,éléments trouvés sur le net enfin une sorte de journal de recherche …. a peaufiner j’utilise ZIM…)

        Médias est subdivisé en sous répertoires
        Actes-Documents-Photos-Signatures-Lieux dans lesquels je répartis mes sources avec une convention de nommage + ou -commune que je me suis imposée a savoir
        (N°sosa)_NOM_Prenom_AAAA-MM-JJ_Lieu_Suffixe

        Suffixe sur 3 lettres par exemple:
        MAR:Mariage BAP:Bapteme MIL FAM:Livret de famille…etc

        Avec ce système pour les actes je peux par exemple balayer a peu prés chronologiquement tous les actes de mes sosas puis tous autres
        Idem pour les documents,les signatures…..
        Certainement perfectible.
        C’est juste histoire d’échanger

        Jean-Claude

      • fobrice

        Merci pour ce retour :-)
        Pour les notes, je viens juste de commencer à utiliser evernote mais je vais, avant d’aller plus loin, tester ZIM qui a l’air assez puissant et qui a l’avantage de me permettre de garder les données en local.
        Concernant votre organisation des média, que contient exactement le dossier "Signatures"? Généralement les signatures sont déjà sur les actes et qu’elles peuvent être redécoupées directement dans GRAMPS.
        Récemment, j’ai également ajouté un dossier "cartes" afin de pouvoir situer un village et ses environs.

        Fabrice

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